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Mittwoch, 6. Oktober 2021

Arbeitstechnik 04: Zeitmanagement

Zeitmanagement 

ist in jedem Altersabschnitt ein anderes Thema: 

  • Kindheit und Jugend
  • Lehrzeit und Studium
  • Junges Erwachsensein, Eintritt in die Arbeitswelt
  • Erstes Management
  • Management mit Leitungsverantwortung
  • Höhere Verantwortung
  • Allenfalls Selbständigkeit
  • Frühe Reife mit 50+
  • Reife mit 60+
  • Restlebenszeit
Für meinen Managementblog zählt Zeitmanagement aufgrund meiner persönlichen Lebens- und Managmenterfahrung - oder eben Erfahrung mit der Ressource Zeit - nicht zum 1x1 des Managements. Für mich gehört dieses Thema eine Level zuvor, wo man sozusagen vor dem eigentlichen Rechnen die Zahlenfolge lernt. Zeitmanagement ist und bleibt das A und O. Denn noch wertvoller als Geld ist Ihre Zeit. Sonst brauchen Sie zu 'Effektiv Management' sich keinen Kopf mehr machen. 

Getting things done - Mach eine Sache fertig. 
Die Klage über Zeitmangel wird von Führungskräften oft vorgebracht. Der systematische Umgang mit Zeit wird in kaum einer Schule gelehrt (obwohl: siehe Kalender und Stundenplan). Vorgesetzte müssen deshalb mit dem Belastungsphänomen meistens selbst umgehen lernen. Entscheidend ist nicht allein die Zeit, sondern was man damit anfängt, also die Leistung. 

Zeitgefühl
Unser Zeitgefühl ist unzuverlässig, denn wir erleben die Zeit nicht als objektive Größe, sondern subjektiv. Wir finden, ein spannender Film verging wie im Flug - und meinen, die 20 Minuten mündliche Abschlußprüfungen würden keine Ende finden. Um zwei Beispiele zu nennen. 


In diesem Blogpost geht es einzig darum, was genau SIE tun. Es wird schon wesentlich komplexer, wenn Sie das Zeitmanagement auf ein Team, eine Abteilung bzw. einen Unternehmensbereich festlegen müssen. Es gibt tausend Methoden und echte Tricks, Dinge, die zu erreichen sind, auch rechtzeitig zu erreichen. Da darf man manchmal nicht zu linear denken, sondern man sollte sich für die Zielerreichung auch einmal out-of-the-box wagen.

Persönliche Aspekte des Zeitmanagements
Wenn es sich um SIE handelt, dann sind eher Themen wie Prokrastination, Selbstführung, Achtsamkeit, Erholung, Streßmanagement, Freizeit, Work-Life-Balance etc. Themen, die Sie reflektieren können oder gar sollten. Es lohnt sich nicht, sich per Burn-out das Nervengerüst und die Psyche zu schädigen. Versuchen Sie gesund zu bleiben bzw. einen möglichen Schaden zu vermeiden. 

Pausen
Ich möchte als Coach, der sich langjährig in menschlichen Entwicklungsprozessen als Erfahrung auskennt darauf hinweisen: Kaum etwas ist so wichtig wie Pausen. Ob in Schulungen, Workshops, Therapien, Coachings, Übungen, Trainings, Drills - Pausen haben auf wundersame Weise ein ganz eigenes, kaum zu steuerndes "Vermögen", und Menschen bei unserer Sache sehr dienlich zu  unterstützen. Glauben Sie also nicht, eine ignorierte Mittagspause sei etwas Schlaues. Organisieren Sie, was Sie für sich brauchen - ich bin z.B. jemand, der sich seinen Mittagsschlaf möglichst organisiert, egal wann und wo, 10 min reichen für einen heilsamen Nap. Word. 

Und wenn Sie zu viel Zeit haben, also früher fertig sind - gönnen Sie sich diese freie Zeit. Denn Sie waren nicht nur schnell sondern auch effektiv. 

Herzlich

Jona Jakob
Professional Coach DBVC

coaching-aschaffenburg.de
hochbegabtencoach.de



Donnerstag, 23. September 2021

Wirksamkeit: Fokussieren und fokussieren

Wann immer ich wen von 'Fokussieren / wir müssen und darauf fokussieren' reden höre, passiert in mir erst einmal gar nichts. Allenfalls gehe ich in meinem Kopf auch davon ab, je nach Kontext und Auftrag. 

In der Regel - und das ist hier mit Absicht unterstellt - ist es für die meisten Menschen eine lineare und prospektive Einstellung, sich auf eine Sache zu fokussieren: 

  • sie reißen sich zusammen
  • sie konzentrieren sich
  • sie lassen sich nicht ablenken
  • sie prokrastinieren nicht
  • sie gehen ob der Arbeit nicht ins Internet oder in Communities
  • es soll Arbeitgeber geben, bei denen darf man kaum aufs Klo

Diese Form des Fokussieren, die weitum bekannte, wird anerzogen: 
  • sei still
  • rede nicht
  • iss
  • mach deinen Teller fertig
  • komm nach der Schule nach Hause
  • trödel nicht rum
  • etc.

Was unterschwellig an dieser Form gefällt (= Komfortzone): 
  • man bleibt unerkannt in der Gruppe aller Fokussierter (m/w/d)
  • man muss nicht mehr tun, als die anderen
  • man muss nichts anderes tun, als die anderen
  • man kann komfortabel schauen, was die anderen machen
  • man will keine Verantwortung übernehmen
  • man übernimmt keine Verantwortung
  • man hat auch kaum je Ahnung im Verantwortungübernehmen
  • schon gar nicht: den Lead übernehmen
  • insgesamt: bloß nichts tun - einfach nicht vom Projekt / Ziel abweichen

Was dabei dem Projekt, dem Ziel, der Realisierung bzw. Konkretisierung widerfährt:

Sie erkennen, dass der hellblaue Pfeil nach oben und zu einem Abschluss hin immer breiter wird: 
  • man versteht Fokussieren als Fleissigsein
  • man versteht 'Sich-reinwerfen' als 'Ausweitung der Kampfzone'
  • man meint jemand Tolles zu sein, wenn man möglichst viel noch 'en Detail' eingibt
  • sehr beliebte Variante von Fokussieren: es perfekt machen zu wollen, was immer das dann für Auswüchse zeitigt und weiß nicht wen alles zwar auf Trab aber dann davon abhält
  • und klar, man lässt, ob bewusst oder verdrängt, den Grundsatz von Pareto einfach weg
  • es kann ja nicht sein, dass mit Fokussieren die 20/80 Regel gemeint ist - viel zu verwegen
  • und last but not least hört man von solch Fokussierten zu gerne: das schaffen wir nie. Es entsteht Müdigkeit, Frust, Hoffnungslosigkeit - und ganz besonders: es entsteht nicht wirklich ein Resultat, da ist kein Spatz in der Hand. Tauben aufm Dach, ja, viele sogar, aber sonst nichts. 
Es sei hier weiter provokativ unterstellt: Das bezeichnen Mitarbeitende (m/w/d) als Fokussieren. 


Aber dieselben Mitarbeitenden, Menschen mit Familie und Feierabend wie Du und ich, sie feiern Steve Jobs, Bill Gates, Elon Musk. Das sind die Helden der Zeit. Diese Figuren besetzen Nachttische und Kaminsimse. 


Diese Frage müssen Sie sich gefallen lassen: 

What the heck haben Sie mir Ihrer Lebenszeit gemacht? Prüfungen bestanden? Ausweise gesammelt? (ich provoziere hier nur den Blick auf die Sache). Wenn Sie im Alter zwischen 15 und 45 nicht mehr als eine mittlere Anstellung erreicht haben, WIE haben es die genannten Helden dann in selber Zeit geschafft, Weltkonzerne, Welttechnologien und Weltrechte zu entwickeln, zu fertigen, zu schützen, weiterzuentwickeln, zu vertreiben und uns allesamt abhängig zu machen?  Spätestens hier müssen Sie mir zugeben: Das steht tatsächlich in keinem Verhältnis. Jedenfalls muss dieses Fokussieren ein ganz anderes sein, als oberhalb der Grafik umrissen. 

Lassen Sie uns Fokussieren und Fokussieren unterscheiden in
  • Fokussieren 1: quantitatives, fleißbezogenes Fokussieren
  • Fokussieren 2: qualitatives Fokussieren

Qualitatives Fokussieren: 

Menschen, welche qualitativ Fokussieren, die kennen keine Regeln. Außer der einen: Get this thing done. Setze den Auftrag um, erreiche das Ziel, frag nicht - mach! Jetzt! Noch schneller!

WIE? (erneut Prof. Maliks Frage nach der Wirksamkeit von Management) Wie macht man das? oder Was können Sie für sich ändern?
  • Fokussieren 1, fleißbezogenes Fokussieren geht von A nach B
  • Fokussieren 2, qualitatives Fokussieren geht SOFORT AUF B!!!!
Egal. Das mag jetzt krass wirken, gar unrealistisch. Aber in den allermeisten Leistungssituationen ist es möglich, viel schneller zum konkreten Endpunkt der Vorstellungen zu gelangen oder gar direkt dort hin zu gehen. Nichts da, schauen, was es braucht. Stellen Sie es hin, JETZT. Verändern Sie, dass die Balken krachen, dass Leute dumm schauen. Machen Sie so konkret vorwärts, dass man sich erschreckt und Sie für einen Spinner hält (m/w/d). Aber werden Sie konkret, erkennbar, greifbar, sichtbar. Reden Sie nicht  noch lange von der geplanten Büroumstrukturierung: Ziehen Sie die Stecker raus, nehmen Sie die Lampe und den Bürostuhl gleich mit, verscheuchen Sie die Kollegen im neuen Büro und haben sie in 30 min Ihren Schreibtisch am neuen Ort. 

Und erst dann fangen Sie an, Kabel neu zu verlegen, Steckdosen zu suchen, die IT-Vernetzung zum Laufen zu bringen. 

Was ist der Unterschied zwischen?
  • von A nach B oder
  • gleich nach B - so sehr nach B wie irgend möglich (dann noch etwas zurück in Richtung A)
Der Unterschied ist eindeutig: Mit ihrer fleißorientierten Fokussierungserziehung kann es Ihnen passieren, dass Sie NIE fertig werden. Sie laufen nie im Ziel ein. Verzettelt und verhühnert, wie man so schön sagen würde. Es hat ja niemand definiert, wie viel Aufwand und Zeit Sie für den Weg von A nach B veranschlagen sollen. Hingegen, wenn Sie so heftig als möglich auf B gehen, rücksichtslos auf sich selber, ausklammernd, was andere tun und sagen, dann werden Sie den Anteil "Rückwärtsweganteil", also was sich noch nach A orientieren würde, so knapp, klein und kurz halten, wie irgend möglich.  Denn Menschen mit qualitativer Fokussierung, die sind nicht nur meistens superklug und versiert in ihren Arbeitstechniken - die langweilen sich auch an unnötiger Transkationsaufwandzeit, ein Graus für die. Bei denen schellt die Frage im Kopf: "What's next?"

Zusammengefasst: 
Üben Sie bei einem kleinsten Unterfangen, den Wochenendeinkäufen oder Winterreifenwechsel, gleich nach B zu managen. Sie werden staunen, wie schnell das erledigt sein wird. 

Kleine Beobachtung aus 30 Jahren zwischenmenschlicher Kommunikation: Haben Sie auch schon mal beobachtet, wie schwierig es wurde, mit jemandem gleich jetzt zu telefonieren. Da werden Anrufe tatsächlich auf zwei Monate später gelegt. Bullshit, ruf an. Und komm zum Punkt. 

Wie man bei Telefonaten, Anträgen, eMails und Präsentationen zum Punkt kommt, ist ein eigenes Thema für diesen Blog. Ich danke für Ihre Aufmerksamkeit. >

Hier noch eine Anzeige aus DER SPIEGEL von ABB in den 90er-Jahren: 



Auch ein Beispiel: Der Bankomat,  den Sie kennen, der wurde durch die Bank UBS in der Schweiz mit einem Marketingteam in einer Nacht erdacht und innert fünf Tagen stand das erste Modell für den Geldbezug in der Wand am Zürcher Paradeplatz. 

Ich wünsche Ihnen zu dieser Betrachtung genügend Leichtigkeit und Humor. Auch eine Prise craziness. 

Herzlich

Jona Jakob
Professional Coach DBVC

coaching-aschaffenburg.de
hochbegabtencoach.de

Dienstag, 21. September 2021

Arbeitstechnik 03: Effektives Lesen

 Unter rationellem Lesen versteht man eine Technik, mit der man schneller Lesen und sich mehr merken kann. Man kann das Lesetempo erhöhen, bei gleichzeitiger Verbesserung der Behaltensleistung, indem man die Blickspanne des Auges voll nutzt. Dadurch werden weniger Fixationen pro Textzeile notwendig. 

Jede Fixation benötigt ca. 1/3-Sekunde. 


Wie verhält sich das mit den Fixationspunkten?


Was ist mit der Blickspanne gemeint?


Eine weitere Steigerung des Lesevermögens bringt die Vermeidung der klassischen Lesefehler

  • Mangelnde Konzentration
  • Regressionen - beim Lesen zurückspringen
  • Subvokalisieren - beim Lesen innerlich mitsprechen
  • Suboptimale Zeilenansatzpunkte - wenn Sie beim ersten Buchstaben anfangen zu lesen

Kleiner Trick:
Sie können mit den Augen eher die obere Hälfte der Buchstaben lesen, da diese einen höheren Informationswert besitzt als der Rest des Buchstabens. 

Kürzeste Form - das Inhaltsverzeichnis:
Um z.B. bei einem Fachbuch nicht nur schnell zu lesen, sondern dessen Inhalte abschließend behalten uns für sich strukturieren zu können oder gar wiedergeben (z.B. jemandem erklären, was in dem Buch steht), nutzen Sie öfter die "Spiegelung" des Gelesenen mit der Struktur des Inhaltsverzeichnisses. 

Das Inhalts- oder Kapitelverzeichnis eines Buches ist die kürzeste Zusammenfassung des Inhaltes. 

Ziel dieser Blogbeiträge: 
Der Blog behandelt das kleine 1x1 des Managements als Arbeitstechnik. Ziel ist es, EFFEKTIV zu werden. Für ein schnelleres Lesen benötigen Sie Training - üben Sie immer wieder, diesen wenigen Punkten Beachtung zu schenken. 

Wofür?
Das Lesen eines Fachbuches oder -artikels an sich ist kein Management. Erst das spätere Verwenden der gelesenen Informationen kann zu Management werden. Nun ist die Frage die, WIE LANGE brauchen Sie für diesen Wissenstransfer vom Buch in Ihr Wirken/Verhalten (nicht nur in den Kopf, das genügt nicht)? 

Wissenstransfer ist eine TRANSFORMATION. Als wirksamer Manager, als wirksame Managerin halten Sie möglichst ALLE Transformationsaufwände so kurz wie möglich. Besser noch kürzer. Radikal kurz!


Ich hoffe, mit dem BrushUp Sie unterstützen zu können. 

Herzlich

Jona Jakob
Professional Coach DBVC

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